出口退税是为了鼓励出口从国库向外掏钱，为了防范不法分子通过假出口骗税，税务机关慎而又慎，要求出口企业提供大量的资料来证明出口的真实性。同时为了加快办理出口退税进程，税务机关分环节管理出口退税资料。国家税务总局公告2026年第5号发布的《出口业务增值税和消费税退(免)税管理办法》(以下简称《管理办法》)将出口退税所需资料划分为申报资料和备案单证，并要求出口企业分两个环节来处理这两类资料，即在退税申报环节报送申报资料，在申报后留存备案单证。另外，出口企业为了证明出口货物已经在规定时间内收汇，还需要收集并提供或者保存收汇材料(请参考《增值税法》重塑出口退税（六）：收汇相关实务要点)。税务机关对收汇材料在有些情形下按申报材料进行管理，有些情形下按备案单证进行管理。

　　一、出口企业在申报阶段提供的资料以申报资料为主

　　《管理办法》第三章“出口退(免)税申报”要求出口企业办理增值税退(免)税申报时，应当根据出口业务具体情形报送相应申报资料。申报资料由报表、申报凭证和附送资料构成。以外贸企业为例，报表指《外贸企业出口退税出口明细申报表》和《外贸企业出口退税进货明细申报表》，是申报凭证和附送资料的总结；附送资料的规定主要适用于视同出口、对外销售服务或者无形资产的情形，详情见于《出口退(免)税申报附送资料清单》；申报凭证是申报资料的核心，以下我们重点来看这方面相关规定。

　　外贸企业申报凭证主要由出口货物报关单和购进货物取得的增值税专用发票构成[1]，生产企业在以上两项之外还需要报送自己开具的出口专用发票或者普通发票[2]。现实中纳税人一般都是通过电子数据方式报送。具体而言就是通过电子口岸查询并确认出口报关单信息，然后在出口退税系统中导入报关单信息，随后匹配进项发票信息，生成明细申报数据。相关规定请见《管理办法》第四十二条：

　　纳税人可以选择通过网上渠道，以电子数据方式报送本办法规定的表单和凭证，以影像化或者数字化方式报送附送资料、收汇材料，并完成出口退(免)税相关事宜的申报办理。纳税人应当按照明细申报表载明的申报顺序将纸质申报资料装订成册，并妥善留存。

　　主管税务机关受理上述申请后，按照现行规定为纳税人办理相关事宜，并通过网上渠道反馈办理结果。纳税人确需纸质文书的，主管税务机关应当出具。

　　请注意，上述法规条文中提到报送收汇材料，显然是指纳税人未在货物报关出口之日次年4月30日前申报退(免)税等情形(请参考《增值税法》重塑出口退税（六）：收汇相关实务要点)。这些情形下税务机关将收汇材料视为申报材料，要求出口企业在次年4月30日后至报关出口之日起36个月内的各增值税纳税申报期内，收齐有关凭证，同时提供收汇材料，按照规定向主管税务机关申报增值税、消费税退(免)税。另外，出口企业首次申报出口退税的，税务机关会要求提供包括备案资料在内的各种资料，或者到现场核查这些资料。可见，出口企业在申报阶段需要提供的资料并不限于申报资料。

　　二、税务机关审核申报资料

　　税务机关针对出口退税申报的管理，主要包括受理、审核、复审等环节，都是围绕报送的资料进行。

　　《管理办法》第二十六条规定，纳税人报送的出口退(免)税申报资料齐全且与对应的管理部门电子信息相符的，主管税务机关应当予以受理。不符合上述要求的，主管税务机关应当一次性告知纳税人。

　　《管理办法》第三十一条规定，主管税务机关受理纳税人申报的出口退(免)税后，应当按照规定进行审核。经审核符合规定且不存在本办法第三十二条、第三十三条和第三十四条所列情形的，主管税务机关应当在规定期限内办结出口退(免)税。

　　以上条文中提到的《管理办法》第三十二条、第三十三条和第三十四条所列情形，分别指存在疑点、涉嫌骗取出口退税、状态为非正常户等情形，其中第三十二条列举的存在疑点情形最为常见。第三十二条要求，主管税务机关发现纳税人申报的出口退(免)税存在疑点的，可以要求纳税人报送相关资料进行核实，经核实排除疑点的，予以办理出口退(免)税。

　　国家税务总局以税总发[2018]48号文件下发了《全国税务机关出口退(免)税管理工作规范(2.0版)》(以下简称《工作规范》)，针对税务机关的出口退税管理和服务工作进行指导。以免退税申报为例，《工作规范》第三十五条要求税务机关在审核出口退(免)税事项时，重点审核以下内容：

　　1.出口货物报关单(包括出口货物报关单电子信息，下同)的商品名称与增值税专用发票(包括增值税专用发票电子信息，下同)的商品名称不一致的，根据出口企业申报的情况说明，判断不一致原因属于同一货物的多种零部件合并报关为同一商品或属于其他相符的情形。

　　2.出口货物报关单的计量单位及数量与增值税专用发票的计量单位及数量不一致的，根据出口企业申报的计量单位折算标准进行折算，确认属于同一货物的多种零部件合并报关为同一商品。

　　可见出口退税申报环节的核心资料是申报凭证，申报凭证的核心是报关单和进项发票。税务机关在审核环节重点关注两者之间的一致性。

　　三、出口企业备案单证

　　《管理办法》第六章“出口退(免)税服务和管理事项”之第四十四条规定，纳税人适用出口退(免)税政策的出口货物和对外修理修配服务，实行备案单证管理。具体规定如下：

　　第四十五条 纳税人应当在申报出口退(免)税后十五日内，将下列备案单证妥善留存(因成交方式特性，纳税人没有相应备案单证的除外)，并按照申报出口退(免)税的时间顺序制作备案单证目录，注明备案单证存放方式，以备税务机关核查。

　　(一)购销合同。包括：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等。

　　(二)出口货物的运输单据。包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，纳税人承付运费的国内运输发票，纳税人承付费用的国际货物运输代理服务费发票等。

　　(三)纳税人委托其他单位报关的单据。包括：委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等。

　　纳税人无法取得上述备案单证的，可以用具有相似内容或者作用的其他资料替代。除另有规定外，备案单证由纳税人存放和保管，不得擅自损毁，保存期为十年。

　　第四十六条?纳税人可以自行选择纸质化、影像化或者数字化方式，留存保管上述备案单证。选择纸质化方式的，还需在出口退(免)税备案单证目录中注明备案单证的存放地点。

　　第四十七条?税务机关要求纳税人将影像化或者数字化备案单证转换为纸质化备案单证以供查验的，纳税人应当按照要求提供，并在纸质化备案单证上加盖纳税人公章，签字声明与原数据一致。

　　以上单证目录中虽然没有提到收汇材料，但是根据《管理办法》第四十九条，出口企业在货物报关出口之日次月起至次年4月30日前的各增值税纳税申报期内向主管税务机关申报增值税退(免)税的情形下，出口企业申报出口退(免)税时无需报送收汇材料，举证材料留存备查(请参考《增值税法》重塑出口退税（六）：收汇相关实务要点)。这种情形下税务机关实际上将收汇材料视同备案材料进行管理。

　　四、税务机关利用备案单证开展出口退税管理

　　税务机关在出口退税审核环节，如果发现疑点，可能要求出口企业提供留存备查的备案单证，如果经过审核仍旧无法排除疑点，则可以对出口企业开展实地核查。另外，针对首次申报出口退税等情形，税务机关可以直接开展实地核查以及发函调查。相关规定见于《管理办法》第五十二条：

　　纳税人申报出口退(免)税的出口业务存在《出口退(免)税实地核查情形》所列情形的，主管税务机关应当对纳税人开展实地核查。纳税人应当配合主管税务机关开展实地核查。

　　税务机关在实地核查过程中会核查出口货物的单证备案情况，相关规定见于《工作规范》第五十一条“开展出口退(免)税实地核查”。另外，税务机关还会通过发函调查的方式对出口企业的相关购进业务进行核实，相关规定见于《管理办法》第五十三条：

　　主管税务机关需要对纳税人申报的出口退(免)税相关购进业务进行核实的，可以向购进业务涉及的供货企业主管税务机关发函调查。供货企业主管税务机关可以根据需要向供货企业的上游企业主管税务机关发函调查。发函涉及的企业应当配合主管税务机关开展调查。

　　另外，《关于出口业务增值税和消费税政策的公告》(财政部 税务总局公告2026年第11号，以下简称“11号公告”)第九条第(六)款规定，为加强出口业务税收服务与监管，从事物流、报关、货物运输代理、资金结算等业务的纳税人，应当按照税务部门规定的期限、方式、数据口径等，报送有关涉税信息。这一规定下，税务机关得以在出口企业报送和备案资料之外掌握了更多相关数据和信息，并且将这些数据和信息用于出口退税的管理，特别是信息之间的一致性比对。

　　五、在资料中体现四流一致

　　出口企业必须保证申报资料、备案单证与收汇材料真实、完整、一致。如果相关资料存在瑕疵，往往会影响出口退税进程，甚至导致出口货物被视同内销征税甚至更为严重的后果。《管理办法》第五十七条规定：

　　纳税人的出口业务，税务机关发现有下列情形之一的，按照《财政部 税务总局关于出口业务增值税和消费税政策的公告》(财政部 税务总局公告2026年第11号)第七条第一项规定，适用增值税征税政策。

　　(一)提供的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书等购进凭证为虚开或者伪造。

　　(二)提供的增值税专用发票上载明的货物、服务、无形资产与供货企业实际销售的货物、服务、无形资产不符。

　　(三)提供的增值税专用发票上的金额与实际购进交易的金额不符。

　　(四)提供的增值税专用发票上的商品名称、数量与供货企业的发货单、出库单及相关国内运输单据等凭证上的相关内容不符，数量属合理损溢的除外。

　　(五)出口货物报关单上的出口日期早于申报退(免)税匹配的购进凭证上所列货物的发货时间(供货企业发货时间)或者生产企业自产货物发货时间。

　　(六)出口货物报关单上载明的出口货物与申报退(免)税匹配的购进凭证上载明的货物或者生产企业自产货物不符。

　　(七)出口货物报关单上的商品名称、数量、重量与出口运输单据载明的不符，数量、重量属合理损溢的除外。

　　(八)生产企业出口自产货物和跨境销售服务、无形资产，其生产设备、工具等不能生产该货物、提供该服务或者形成该无形资产。

　　(九)供货企业销售的自产货物、服务、无形资产，其生产设备、工具等不能生产该货物、提供该服务或者形成该无形资产。

　　(十)供货企业销售的外购货物、服务、无形资产，其购进业务为虚假业务。

　　(十一)供货企业销售的委托加工收回货物，其委托加工业务为虚假业务。

　　(十二)出口货物报关单是通过报关行等单位将他人出口的货物虚构为本企业出口货物的手段取得。

　　税务机关经常强调“四流一致”，出口企业要通过报送和留存资料来证明“四流一致”。以外贸企业为例，“四流一致”应当体现在采购和出口各环节的相关资料上。

　　在采购环节，采购合同代表合同流；采购发票代表发票流；国内运输发票代表货物流；付款凭证代表资金流。这些资料中相关信息无疑要相符。出口企业要充分利用国内运输发票的备注栏以证明运费系为出口货物发生，并根据需要保存运费的支付凭证、入库单等从而佐证交易的真实性。另外，如果存在第三方代付款的情况，一定要通过三方协议等资料证明付款安排真实合理。

　　在出口销售环节，出口合同代表合同流；商业发票(形式发票)和出口专用发票/普通发票代表发票流；报关单、提单、国际运输运费发票、报关行服务费发票代表货物流；收汇凭证代表资金流。由于出口贸易参与方多，环节多，链路长，资料繁杂，确保资料间相关信息一致性对出口企业的管理精细化提出了更高要求。出口企业必须完善流程、强化管理以确保一致。

　　注：

　　[1] 此处指外贸企业适用免退税办法，这是一般情形。例外情形见于《管理办法》第十九条：外贸企业出口业务适用免抵退税办法的，应当按照本办法第十六条、第十七条的规定申报免抵退税。属于外购业务的，还需同时报送《外贸企业出口退税进货明细申报表》。

　　[2] 出口专用发票一般由出口企业通过电子税务局等官方平台开具，不提供给客户，仅用于出口业务退税申报。可见出口发票的主要目的是向税务机关报送相关信息，实际操作中出口企业依据出口报关单信息开具。有些地区的税务机关允许出口企业开具普通发票代替出口专用发票用于出口退税申报，也有些地区的税务机关不要求出口企业为了申报出口退税专门开具任何发票。